Novi zakon o zaštiti podataka o ličnosti (ZZPL) počinje sa primenom od 21. avgusta ove godine. Veoma je sličan poznatoj GDPR regulativi koja važi u Evropi od prošle godine. Očekuju nas promene u svim sferama poslovanja u kojima prikupljamo lične podatke, a to podrazumeva i promene u selekciji.
Verovatno vas zaboli glava na samu pomenu GDPR-a. Kao kompanija u svom sistemu imate razne lične podatke kandidata. Njihovu biografiju, email, kontakt telefon i slično. Podaci se nalaze svuda: u vašem računaru, na Cloud-u, nekom ATS sistemu ili u fioci. Razumljivo, za obavljanje selekcije su neophodni lični podaci kandidata. Međutim, došlo je vreme da sredimo svoje baze i fioke. Zakon koji je počeo sa primenom će omogućiti veća prava kandidatima kao subjektima koji vam ostavljaju lične podatke. To sa druge strane znači i veće vaše obaveze prema ovim podacima.
Šta donosi ZZPL u selekciji?
Novina koju zakon uvodi jeste da vam je potreban pravni osnov, odnosno pristanak od kandidata za specifičnu obradu ličnih podataka. Važno je napomenuti da se i samo čuvanje podataka smatra obradom, pa nema izvlačenja: “Ne gledam, ne pipam, samo čuvam!”
Kandidati će imati pravo da povuku dati pristanak za obradom podataka. Takođe, moći će da zatraže da ih potpuno uklonite iz sistema ili da im dostavite podatke koje posedujete o njima u mašinski čitljivom obliku.
Zamislite sledeći scenario. Kandidat vam zatraži pravo da bude obrisan. Konkurisao na vaš oglas pre 5 godina, ali nije prošao prvi krug selekcije. Njegovu biografiju čuvate u poštanskom sandučetu, prosledili ste ga kolegi i šefu sektora. Kolega je odštampao biografiju i čuva je fioci. Pohvatati sve ove veze je posao sam po sebi. Zapamtite, imate 30 dana da sprovedete zakonski dato pravo kandidata. Zato je preduslov za ostvarivanje ovih prava upravo mapiranje ličnih podataka i organizacionih procesa. Potrebno je da znate gde se kreću lični podaci. Kako se podaci čuvaju, koliko dugo, kao i kome se šalju u kompaniji i van nje. Bilo da ste mala ili velika kompanija očekuju vas promene u odnosu prema ličnim podacima kandidata u selekciji.
Vreme i svrha obrade
Pravni osnov po kojem prikupljate podatke (ugovor ili pristanak), morate transparentno da naznačite kandidatima u momentu prikupljanja podataka, tj. kada konkurišu. Kandidat ima pravo bude obavešten o svrsi i vremenu čuvanja njegovih podataka.
Podatke od kandidata možete da koristite samo za navedenu svrhu selekcije i onoliko koliko ta svrha traje. Evo primera, kada radite selekciju za poziciju Prodavca, nemate pravo da šaljete kandidatima promotivne marketing materijale da kupe vaš proizvod. Ovo je druga svrha za koju vam je potreban poseban pristanak od osobe. Takođe, ako je naznačeno da sama selekcija za Prodavca traje 6 meseci, nije OK da posle 2 godine kontaktirate kandidata za neku drugu poziciju, ako nemate pristanak za to.
Da li ste sa HR Lab–om zaštićeni?
OK, da se ne lažemo, HR-ovi su veoma zauzeti ljudi. Malo ko ima vremena da kopa po mejlovima i vodi evidenciju do kada je kandidat dao pristanak da bude kod vas. Ne brinite, mislili smo na vas!
Prilikom konkurisanja na sajtu Poslovi.infostud.com, kandidati sada imaju dodatna objašnjenja o njihovim pravima, svrsi i vremenu obrade. Takođe, HR Lab je spreman za ZZPL. Uradili smo sve da vam ovaj Zakon bude što manja glavobolja prilikom selekcije. Upotrebom HR Lab-a u selekciji ne morate da brinete da li gledate kandidata kome je “istekao rok”.
Izmene koje pripremamo za vas
Vredno smo radili kako bismo vam omogućili da uz upotrebu HR lab-a u selekciji budete usklađeni sa ZZPL-om. Evo šta je omogućeno od početka primene zakona:
Transparetnost
Transparentno kandidatima objašnjavamo svrhu i vreme obrade. U slučaju konkurisanja na određenu poziciju, osnov za čuvanje je ugovor. Kako selekcija može da potraje do 6 meseci, toliko se i čuva njegova biografija. Ovo znači da ćemo prijave bez dodatnog pristanka čuvati 6 meseci u nalogu.
Kompanijski pristanak
Kandidatu u momentu konkurisanja nudićemo i jednu dodatnu opciju (opcioni čekboks) koji zovemo kompanijski pristanak. Ovo kandidat čekira ukoliko želi da vam omogući 3 godine da ga čuvate u sistemu i da ga kontaktirate ukoliko se za njega pojavi slična pozicija za koju bi bio dobar. Prijave sa dodatnim pristankom se čuvaju 3 godine.
Uklanjanje isteklih prijava
Kandidati će posle isteka vremena obrade (6 meseci ili 3 godine) biti uklonjeni iz vašeg HR Lab–a. Tako da u svakom momentu gledate samo one kandidate za koje imate pravni osnov za obradu. Dve nedelje pre nego što će kandidat biti obrisan iz naloga, pored njegovog imena pokazaće se upozoravajući znak koji govori kada će kandidat da bude uklonjen iz vašeg naloga.
Statistika ostaje ista
HR-ovima veoma znači statistika u HR lab-u. Statistika o broju prijavljenih će ostati, čak i nakon uklanjanja kandidata, ali će umesto podataka kandidata biti navedeno da su podaci obrisani jer im je istekao pravni osnov čuvanja.
Prava kandidata
Ukoliko vas kandidat kontaktira u periodu kraćem od datuma pristanka (npr. posle dve godine) i zatraži brisanje, kontaktirate nas kao vašeg obrađivača i mi ćemo sprovesti uklanjanje kandidata iz vašeg naloga.
Šta sa opcijom preuzimanja i štampanja biografija?
Zbog prirode posla HR-ova, obe opcije ostaju dostupne u HR lab-u. Međutim, potrebno je istaći dodatnu vašu odgovornost kod upotrebe ovih opcija. Ukoliko štampate ili preuzimate prijave, treba da budete svesni da biografija ima “rok trajanja” i vaša je odgovornost da ove podatke čuvate na odgovarajući način. Uklonite biorafiju nakon što istekne pristanak kandidata.
U slučaju da vam kandidat zatraži brisanje, moraćete da pretražite svoj računar i odštampane papire. To je zaista mnogo posla. Kako se često papiri ili preuzeti fajlovi zaborave, toplo vam savetujemo da prijave gledate direktno u HR lab-u. Uštedećete mnogo vremena potrebnog za evidenciju isteka vremena obrade prijava. U HR lab-u ste sigurni da će biografija automatski nestati kada joj isteke dati pristanak.
***
Napominjemo: Navedene informacije o ZZPL-u nisu pravni saveti ili zvanično tumačenje zakona. Konsultovali smo pravnike, ali želimo da se ogradimo da je za bilo kakvo tumačenje najbolje da konsultujete vaše pravnike.
