Standardno poslovanje često zahteva svojeručan potpis na dokumentu, kao potvrdu da je određeno lice sastavljač dokumenta, da je saglasno sa ispravom, ili da je dokument primilo, to jest da je upoznato sa njegovom sadržinom. Analogno svojeručnom potpisu u tradicionalnom poslovanju, u elektronskom poslovanju i komunikaciji koristi se elektronski potpis. Zakon koji uređuje elektronski dokument i elektronsku identifikaciju definiše elektronski potpis kao skup podataka u elektronskom obliku koji su pridruženi ili logički povezani sa drugim (potpisanim) podacima u elektronskim obliku tako da se elektronskim potpisom potvrđuje integritet tih podataka i identitet potpisnika. Prema tome, elektronski potpis predstavlja skup jedinstvenih elektronskih podataka koji potvrđuju da je elektronski dokument snabdeven takvim potpisom do primaoca stigao u originalnom, neizmenjenom obliku i da ga je potpisalo fizičko lice koje je kreiralo elektronski potpis. Najjednostavnije rečeno, elektronski potpis na elektronskom dokumentu znači isto što i svojeručni potpis na papirnom dokumentu, odnosno elektronski potpisan dokument jednako je validan kao svojeručno potpisana isprava.
S obzirom da elektronsko poslovanje postaje sve rasprostranjenije bilo je neophodno urediti slanje dokumenata internetom, odnosno elektronskim putem, tako da postoji garancija identiteta sastavljača dokumenta i garancija da tako sastavljen dokument u prenosu nije menjan, odnosno da je u prenosu ostao celovit i originalan. Upravo toj svrsi služi elektronski potpis. Naravno, u elektronskoj poslovnoj komunikaciji koriste se i druge identifikacione oznake kojima se potvrđuje identitet izdavaoca dokumenta, odnosno tačnost i verodostojnost isprave. To mogu biti ime i prezime (skenirano), skeniran potpis, faksimil, ali nijedna od navedenih oznaka nema pravno dejstvo i snagu elektronskog potpisa. Zbog toga se u rutinskim stvarima, kada je veoma važna brzina rada, koriste faksimil i skenirani potpis, dok se elektronski potpis koristi kada se zahteva visok nivo pouzdanosti poslovanja.
I Kvalifikovani elektronski potpis
S obzirom na nivo pouzdanosti potpisa koji se koristi u elektronskom poslovanju, zakon razlikuje običan eletronski potpis u odnosu na napredni i kvalifikovani elektronski potpis.
Običan elektronski potpis može da služi kao dokaz identiteta potpisnika elektronskog dokumenta, ali s obzirom da nema najviši stepen pouzdanosti koji zakon zahteva da bi se smatrao kvalifikovanim elektronskim potpisom, nema pravnu sangu svojeručnog potpisa.
Napredni elektronski potpis ispunjava dodatne uslove za obezbeđivanje višeg nivoa pouzdanosti potvrđivanja integriteta podataka i identiteta potpisnika, dok je kvalifikovani elektronski potpis napredni elektronski potpis kreiran kvalifikovanim sredstvom za kreiranje elektronskog potpisa i koji se zasniva na kvalifikovanom sertifikatu za elektronski potpis. “Običan” (nekvalifikovan) elektronski potpis određuje (ukazuje na) identitet potpisnika elektronskog dokumenta, dok kvalifikovani elektronski potpis garantuje identitet potpisnika, integritet (celovitost i samostalnost) elektronskog dokumenta i onemogućava menjanje njegovog sadržaja, odnosno obezbeđuje zaštitu prilikom prenosa. Prema tome, da bi se sa sigurnošću moglo prihvatiti da je neki elektronski dokument potpisan, odnosno pri obavljanju posla koji zahteva najviši nivo pouzdanosti poželjno bi bilo da dokument poseduje kvalifikovan elektronski potpis, kao vrstu naprednog potpisa koji ima najviši nivo pouzdanosti.
Kvalifikovan elektronski sertifikat i kvalifkovan elektronski potpis mogu da koriste fizička lica za lične potrebe, kao i fizička lica u svojstvu lica ovlašćenih da zastupaju pravno lice. Kvalifikovani sertifikat za elektronski potpis je sertifikat koji izdaje kvalifikovani pružalac usluga od poverenja. Radi se o elektronskom dokumentu kojim se potvrđuje veza između podataka koji proveravaju elektronski potpis i identiteta lica koje je potpisnik. Koji subjekti su kod nas ovlašćeni da izdaju kvalifikovani sertifikat za elektronski potpis?
II Pribavljanje elektronskog potpisa
Kvalifikovani elektronski potpis možete dobiti kod jednog od sledećih zvaničnih sertifikacionih tela:
- Ministarstvo unutrašnjih poslova Republike Srbije (MUP RS)
- JP “Pošta Srbije”
- Privredna komora Srbije
- Privredno društvo “Halcom” a.d.
- ”E-Smart Systems” d.o.o.
- Sertifikaciono telo Ministarstva odbrane i Vojske
Fizička lica sama biraju kod kojeg od navedenih pružalaca usluga od poverenja će podneti zahtev za dobijanje kvalifikovanog elektronskog potpisa. Najčešće se to čini kod MUP-a, u policijskoj stanici prema mestu prebivališta, jer je jedini uslov za podnošenje zahteva čipovana lična karta, bilo da fizičko lice podnosi zahtev za privatne potrebe, bilo da to čini kako bi elektronski potpis koristio u svojstvu zastupnika pravnog lica. S obzirom da MUP izdaje kvalifikovane sertifikate samo na ličnim kartama sa čipom (JMBG je sastavni deo imena korisnika sertifikata), strani državljani koji nemaju državljansto Republike Srbije, pa samim tim ni ličnu kartu sa čipom, nisu u mogućnosti da dobiju sertifikat za kvalifikovani elektronski potpis u postupku kod MUP-a. Sam postupak je besplatan, odnosno kvalifikovani elektronski potpis može da se instalira u čip lične karte bez plaćanja naknade. Svi ostali kvalifikovani pružaoci usluga od poverenja naplaćuju izdavanje elektronskog potpisa. Prednost procedure kod Pošte i Privredne komore Srbije jeste u tome što kod ovih ustanova kvalifikovani elektronski potpis mogu da dobiju i nerezidenti, odnosno lica koja nemaju našu ličnu kartu.
U postupku kod JP “Pošta Srbije” sertifikat i potpis se mogu dobiti i za fizičko lice ovlašćeno za zastupanje pravnog lica i za fizičko lice koje će sertifikat koristiti za lične potrebe. U slučaju da će se sertifikat koristiti za rad u okviru pravnog lica, jednostavnije i brže je da zastupnik pravnog lica kupi sertifikat kao fizičko lice, a ne kao pripadnik pravnog lica, s obzirom na proceduru za dobijanje sertifikata i potpisa u oba slučaja. U slučaju da se sertifikat i potpis izdaju pripadnicima pravnog lica skuplja se obimnija dokumentacija i potpisuje više ugovora, a rezultat je isti. U postupku kod Pošte može se podneti zahtev za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata bez JMBG za stranca kao pripadnika pravnog lica. Stranac mora lično na teritoriji Republike Srbije da preuzme sertifikat i može da ga koristi samo pred Agencijom za privredne registre (APR), za podnošenje finansijskih i statističkih izveštaja i to najduže do isteka roka važnosti pasoša, koji je priložen uz zahtev za izdavanje elektronskog potpisa. Pravno lice koje podnosi Pošti zahtev za sertifikat za fizičko lice koje je zastupnik tog pravnog lica prilaže na odgovarajuću adresu ugovor koji se potpisuje prilikom izdavanja sertifikata, kopiju rešenja APR o regsitraciji, kopiju overenih potpisa ovlašćenih lica i kopiju ličnog dokumenta- sve u papirnoj formi. Pravno lice potom dobija predračun po kojem mora da plati troškove izdavanja sertifikata. Nakon uplate izrađuje se kvalifikovani sertifikat za elektronski potpis na zahtevanom mediju (USB token, smart kartica ili smart kartica i čitač) koji se potom uručuje fizičkim licima pripadnicima pravnog lica putem Post exspress kurirske službe Pošte Srbije. Fizičkom licu se posebnom pošiljkom dostavlja lozinka smart kartice/USB tokena. Fizičko lice kada podnosi zahtev Pošti u originalu (navodi da li podnosi zahtev sa JMBG ili kao stranac) uz zahtev šalje samo nalog o uplati i kopiju ličnog dokumenta. Sertifikat Pošte RS može da traje 3 ili 5 godina.
Slično kao i kod Pošte RS i kod Privredne komore Srbije dokumentacija se šalje poštom i to potpisan ugovor, kopija ličnog dokumenta i dokaz o plaćenoj naknadi za fizička lica, a pravna lica dodaju i izvod iz registra APR i kopju overenih potpisa lica ovlašćenihza zastupanje. Jedina razlika je u tome što se zahtev najpre pokreće online, a tek potom se šalje dokumentacija poštom. Nakon prijema dokumentacije i evidentiranja uplate, podnosilac zahteva elektronskom poštom dobija obaveštenje da je sertifikat spreman za preuzimanje. Sertifikat za pravna lica preuzima potpisnik, a za fizička lica korisnik lično. Rok važenja sertifikata je 3 godine. Kvalifikovani elektronski sertifikat PKS uvek sadrži JMBG, osim ako je u pitanju nerezident, koji potom takav elektronski potpis može da koristi samo za potpisivanje završnih računa i finansijskih izveštaja kroz sistem APR.
Slično proceduri pred Poštom i PKS odvijaju se postupci kod privrednih društava “Halcom” a.d. i ”E-Smart Systems” d.o.o. Suština je u tome da se zahtev (koji se negde popunjava elektronski, ali i kad je takav slučaj automatski se generiše štampanje u papirnoj formi jer se zahtev uz dokumentaciju šalje poštom) uz potpisan ugovor, kopiju ličnog dokumenta (i kopiju OP obrasca zakonskog zastupnika i rešenja o registraciji, kada je podnosilac pravno lice) pošalje u papirnoj formi na adresu izdavaoca sertifikata. Potom se plaća nakanda po predračunu i sledi obaveštavanje o tome da je sertifikat spreman za preuzimanje
Prema tome, da bi se dokumenti na računaru ili online potpisivali kvalifikovanim elektronskim potpisom (koji kako smo videli pruža najviši nivo pouzdanosti) neophodno je kod nekog od prethodno navedenih ovlašćenih subjekata upisanih u Registar sertifikacionih tela pribaviti kvalifikovani elektronski sertifikat, kao sredstvo za kreiranje sopstvenog elektronskog potpisa. Instaliranjem na računar odgovarajućeg programa (ili unošenjem u čip lične karte) obezbeđuju se preduslovi za korišćenje kvalifikovanog elektronskog potpisa.
III Kada se može koristiti elektronski potpis?
Kvalifikovani elektronski potpis ima isto pravno dejstvo kao i svojeručni potpis i njime je moguće potpisati dokument online ili direktno na računaru. Kvalifikovani elektronski potpis punovažan je u poslovnoj komunikaciji (elektronsko poslovanje), obavljanju pravnih poslova, kao i u upravnim i sudskim postupcima. Tako se elektronskim potpisom mogu potpisati fakture, finansijski izveštaji, određeni ugovori (kod kojih se ne zahteva obavezna pisana forma ili obavezna overa potpisa), poreske prijave. E potpis se takođe često koristi u elektronskom bankarstvu u komunikaciji sa poslovnim bankama i sa Narodnom bankom Srbije. Uz pomoć kvalifikovanog elektronskog potpisa koji sadrži JMBG mogu se koristiti usluge državne uprave na Portalu E uprava. Primera radi, izdavanje građevinskih dozvola i izvoda iz matičnih knjiga mogu se tražiti e dokumentom potpisanim elektronski. Kvalifikovanim elektronskim potpisom mogu se potpisivati elektronska dokumenta u korespondenciji sa Agencijom za privredne registre, Upravom carina, kao i prijave i odjave u Centralnom registru socijalnog osiguranja. Završni račun firme obavezno mora biti potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom.
Ugovori i drugi pravni poslovi za koje je posebnim zakonom predviđeno da se sačinjavaju u formi overe potpisa, javno potvrđene (solemnizovane) isprave, ili u formi javnobeležničkog zapisa ne mogu se sačiniti u skladu sa pravilima o elektronskom potpisivanju već u skladu sa propisima kojima se uređuje overa potpisa, potvrđivanje i sačinjavanje isprava o pravnim poslovima. Ovo konkretno znači da se ne mogu elektronskim potpisom potpisivati ugovori o prometu nepokretnosti i ugovori o sticanju ostalih prava na nepokretnim dobrima. Ugovori i izjave iz oblasti naslednog prava takođe nisu opcija, odnosno elektronskim potpisom ne mogu se potpisati testamenti, izjave za potrebe ostavinskog postupka, ugovori o ustupanju i raspodeli imovine za života, kao ni ugovori o doživotnom izdržavanju. Ugovori o poklonu, ugovori o imovinskim odnosima između bračnih drugova i ugovori o raspolaganju imovinom lica kojima je oduzeta poslovna sposobnbost, takođe se ne mogu potpisati eletronskim potpisom. Jednom rečju, svi pravni poslovi za čiju punovažnost zakon zahteva određenu formu, odnosno koji zahtevaju svojeručan potpis ili čak overu svojeručnog potpisa kod javnog beležnika, moraju biti sastavljeni u papirnoj (pisanoj) formi, te ne mogu biti sastavljeni u formi elektronskog dokumenta, niti potpisani elektronskim potpisom.
