Pravo zaposlenih na naknadu troškova koji nastaju u vezi sa radom regulisano je članom 118. Zakona o radu.
Zakon o radu određuje da zaposleni ima pravo na naknadu troškova u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu, i to:
1) za dolazak i odlazak sa rada, u visini cene prevozne karte u javnom saobraćaju, ako poslodavac nije obezbedio sopstveni prevoz (putni trošak);
2) za vreme provedeno na službenom putu u zemlji;
3) za vreme provedeno na službenom putu u inostranstvu;
4) smeštaja i ishrane za rad i boravak na terenu, ako poslodavac nije zaposlenom obezbedio smeštaj i ishranu bez naknade (naknada za terenski rad);
5) za ishranu u toku rada, ako poslodavac ovo pravo nije obezbedio na drugi način (topli obrok);
6) za regres za korišćenje godišnjeg odmora.
Serijom tekstova u narednom periodu bavićemo se svakim od navedenih prava zaposlenih na naknadu troškova. Ovom prilikom ćemo se baviti pravom na naknadu troškova za vreme provedeno na službenom putu u zemlji, a slična su pravila i za put u insotranstvo, pa ih nećemo posebno obrađivati.
Za šta se isplaćuje naknada troškova kod službenog puta?
Prema Zakonu o radu obavezno je obračunavanje i isplata putnih troškova zaposlenom koji je bio na službenom putu, to jest koji je po nalogu poslodavca, zbog potrebe obavljanja posla, putovao van mesta rada.
Prema tome, isplata ovih troškova ne spada u zaradu, već predstavlja primanje zaposlenog koje je zapravo samo naknada troškova ishrane i prevoza koje je zaposleni imao kada službeno putuje u neko mesto, po nalogu poslodavca, da se obavi neki posao.
Zakonski i podzakonski propisi u Republici Srbiji ne uređuju posebno pojam službenog putovanja i pravo na naknadu troškova kod istog, a koje bi se odnosilo na privatni sektor. Zakon samo kaže da zaposleni ima pravo na naknadu troškova za vreme provedeno na službenom putu u zemlji. Međutim, bliže uređivanje ovog prava, definisanje šta se smatra službenim putem, koliko minimalno treba da traje i koliki je iznos naknade koji se plaća – uređivanje svih ovih pitanja praktično je u potpunosti prepušteno poslodavcu. S obzirom da Uredba o naknadi troškova i otpremnini državnih službenika i nameštenika (u daljem tekstu: Uredba) detaljno uređuje isplatu ove vrste troška zaposlenih u javnom sektoru, poslodavci mogu primeniti određena rešenja kao obrazac na koji način se može urediti ovo pitanje, a što oni u praksi i čine internim aktima, ugovorima o radu, pravilnikom o radu ili nekim drugim opštim aktom. Zbog toga ćemo u nastavku teksta detaljnije izneti način na koji pomenuta Uredba, kojom se uređuju uslovi pod kojima državni službenici i nameštenici ostvaruju pravo na naknadu troškova, reguliše tzv. dnevnicu. Radi lakšeg praćenja, umesto termina “državni službenik i nameštenik“ iz Uredbe, koritićemo reč „zaposleni“, dok ćemo umesto sintagme „rukovodilac državnog organa, odnosno drugog ovlašćenog lica“ koristiti termin „poslodavac“ ili „ovlašćeno lice kod poslodavca“.
Pojam i trajanje službenog putovanja u zemlji
Prema Uredbi, pod službenim putovanjem u zemlji podrazumeva se putovanje na koje se zaposleni upućuje da, po nalogu poslodavca, izvrši službeni posao van mesta rada. Službeno putovanje u zemlji može da traje najduže 15 dana neprekidno. Ako potrebe službenog posla zahtevaju ili ako započeti službeni posao ne može da se prekine, službeno putovanje, uz saglasnost ovlašćenog lica, može da traje i duže od 15 dana, ali najviše 30 dana neprekidno.
Ovlašćeno lice kod poslodavca izdaje zaposlenom nalog za službeno putovanje u zemlji pre nego što on pođe na službeno putovanje. Nalog za službeno putovanje u zemlji sadrži ime i prezime zaposlenog koji putuje, mesto i cilj putovanja, datum polaska na putovanje i datum povratka s putovanja, vrstu smeštaja, napomenu o tome da li su obezbeđeni besplatan smeštaj i ishrana, iznos dnevnice i eventualno umanjenje dnevnice, iznos akontacije koji može da se isplati, vrstu prevoznog sredstva kojim se putuje, podatke o tome ko snosi troškove službenog putovanja i način obračuna troškova putovanja.
Isplata akontacije i konačni obračun
Prema Uredbi, na osnovu naloga za službeno putovanje u zemlji, zaposlenom može da se isplati akontacija u visini procenjenih troškova. Time se zaposlenom unapred isplaćuje određena suma novca, paušalno utvrđena, jer je sasvim izvesno da će određeni troškovi vezani za putovanje nastupiti, ali nije izvestan njihova tačna visina. Kako zaposleni to ne bi morao da plaća iz spostvenih sredstava, jer možda takvim sredstvima i ne raspolaže u dovoljnoj meri, delom mu se troškovi unapred isplaćuju.
Ako službeno putovanje ne započne u roku od tri dana od datuma koji je naveden u nalogu za službeno putovanje, zaposleni je dužan da isplaćenu akontaciju vrati narednog dana od isteka tog roka.
Konačna isplata troškova službenog putovanja u zemlji naknađuju se na osnovu obračuna putnih troškova, uz koji se prilažu odgovarajući dokazi o postojanju i visini troškova (karta za prevoz, račun za prenoćište i doručak, računi za ostale troškove i dr.), a koji se podnosi u roku od tri dana od dana kad je službeno putovanje završeno.
Koji troškovi se naknađuju?
Prema Uredbi, zaposlenom se naknađuju troškovi smeštaja, ishrane, prevoza i ostali troškovi u vezi sa službenim putovanjem u zemlji, kao i troškovi ishrane i gradskog prevoza u mestu u kome se radi.
–Troškovi smeštaja plaćaju se prema priloženom hotelskom računu za prenoćište i doručak; zaposlenom kome su obezbeđeni besplatno prenoćište i doručak ne naknađuju se troškovi smeštaja
–Troškovi ishrane i gradskog prevoza u mestu u kojem se vrši službeni posao naknađuju se preko dnevnice; u javnom sektoru je ta dnevnica 150 dinara, što zaista nije relevantna cifra i ne bi trebalo da se uzme kao dobar primer; dnevnica za službeno putovanje u zemlji računa se od časa polaska na službeno putovanje do časa povratka sa službenog putovanja (inače, državnom službeniku i namešteniku isplaćuje se cela dnevnica samo za službeno putovanje u zemlji koje je trajalo između 12 i 24 časa, a polovina dnevnice za službeno putovanje koje je trajalo između 8 i 12 časova).
-Zaposlenom se naknađuju troškovi prevoza od mesta rada do mesta gde treba da se izvrši službeni posao i troškovi prevoza za povratak do mesta rada, u visini stvarnih troškova prevoza u javnom saobraćaju; pri tom se može propisati da se primarno koristi prevoz u javnom saobraćaju ili službeno vozilo, pa tek ako to nije moguće ili razlozi hitnosti nalažu trenutno postupanje, zaposleni može koristiti sopstveni automobil, u kom slučaju se isplaćuje naknada u određenom procentu od propisane cene za litar pogonskog goriva po pređenom kilometru.
–Ostali troškovi koji su u vezi sa službenim poslom na službenom putovanju (rezervacija mesta u prevoznom sredstvu, prevoz prtljaga, telefonski razgovori i sl.) naknađuju se u visini stvarnih troškova, prema priloženom računu.
Visina troškova
Po Zakonu o radu, naknada troškova za vreme provedeno na službenom putu u zemlji isplaćuje se u visini utvrđenoj opštim aktom, odnosno ugovorom o radu. Ovde smo dali smernice, odnosno ukazali na koji način država plaća troškove nastale službenim putem u okviru naših granica. To može poslužiti kao primer u određenim delovima, ali u određenim stvarima nije dobar uzor (kako smo i naveli u prethodnom delu teksta).
Poreski tretman
Prilikom obračuna i isplate ovde definisanih troškova kod službenog putovanja, neoporeziv iznos bez podnošenja računa je za isplate najviše do 2.617,00 za celu dnevnicu. Preko ovog iznosa plaća se samo porez po stopi od 10%.
U narednom tekstu detaljnije ćemo se baviti naknadom troškova za terenski rad.
