Zamislite da se svako jutro budite i da ne znate gde treba da idete, šta treba da radite, niti zašto ste se probudili? Kao i u svakodnevnom životu, tako i na poslu, komunikacija je ta koja nas povezuje i daje nam smernice. U srcu svake uspešne kompanije leži ključna komponenta – ljudi koji čine tu organizaciju. Mi smo ti koji svakodnevno ulivamo svoju energiju, strast i talenat kako bi kompanija napredovala. Ali bez komunikacije niko od nas ne bi znao šta treba da radi, na koji način i zašto.
U današnjem radnom okruženju koje je brzo, dinamično, puno promena, kompanije često nesvesno zanemaruju važnost komunikacije unutar svoje organizacije, ne shvatajući da je upravo efikasna interna komunikacija ključna za napredak i uspeh.
Zašto se ovo dešava, kako to možemo da promenimo, ko to treba da promeni i odakle početi, pitamo Tijanu Bejatović, Founder & Business Communications Strategist @ topIC.
Isidora: Tijana, u poslednje vreme često slušamo o značaju internih komunikacija, ali se stiče utisak da je taj sektor, oblast i dalje pod nekim velom tajne. Objasni nam: šta je tačno uloga sektora IK u kompanijama?
Tijana: Nije nikakva tajna, već, ja bih rekla, nedovoljno poznavanje i razumevanje uloge internih komunikacija. Interne komunikacije kao biznis praksa postoje još od 19. veka i perioda industrijalizacije. Međutim, njihova uloga se menjala kroz vreme. Danas su interne komunikacije jednako važan biznis proces kao i HR, IT, marketing, revizija ili pravo. Uloga internih komunikacija je da kreiraju kulturu komunikacije u kompaniji, tj. kako komuniciramo unutar jednog sistema. Kada postoji jasan tok informacija, koje su pravovremene i kada je smislen narativ, zaposleni su efikasniji i produktivniji u svom radu, znaju šta treba da rade i zašto. Dakle, interne komunikacije pre svega skraćuju vreme koje zaposleni provode tražeći informacije ili bivajući neproduktivni. A svi znamo da je vreme novac. Takođe, uloga internih komunikacija je posebno važna u kreiranju posvećenog i kvalitetnog radnog okruženja, jer to kako neko komunicira sa nama utiče na to kako se osećamo, pa i šta radimo.
Isidora: Ko se bavi internim komunikacijama u kompanijama?
Tijana: Ovo pitanje je vruća tema već decenijama. Neki kažu da interne komunikacije treba da budu u HR-u jer je komunikacija stvar ljudi, a HR se bavi ljudima. Sa druge strane, neki kažu da je idealno mesto za to PR i komunikacije, jer oni komuniciraju sa svima.
Za mene su oba stava kao da kažemo “prodaja su pare”, a onda pak mnoge kompanije ne stavljaju prodaju u sektor finansija. Ne postoji jedan model rada koji radi za svaku kompaniju. Interne komunikacije za početak moraju da postoje, a gde ćete ih organizaciono staviti zavisi od toga šta je kor vašeg biznisa tj. koji sektor je glavni pokretač biznisa. Možete ih staviti odmah ispod CEO-a, u HR, u PR, u sales. Za mene je daleko važnije kakve kompetencije ima interni komunikator i šta radi.
Isidora: Šta se dešava kada se ne rukovodi Internim komunikacijama?
Tijana: Prosto je. Kompanije gube novac. 72% zaposlenih danas smatra da važne informacije ne dolaze do njih. Kada nemate informacije da biste radili svoj posao, onda ne možete ni da budete efikasni i produktivni. O tome svedoči podatak da čak 44% zaposlenih smatra da je uzrok kašnjenja projekata ili realizacije zadataka neefikasna komunikacija. Sve to košta kompanije. Takođe, kada su informacije nepotpune, kada ne stižu na vreme i kada nemaju pravu vrednost za zaposlene, ljudi gube poverenje, šuškaju po hodnicima i stvara se radno okruženje u kome motivacija i angažovanost opadaju, ljudi odlaze. Opet, sve je to novac.
Isidora: Šta su najčešće prepreke, izazovi sa kojima se susreću interni komunikatori unutar svojih kompanija?
Tijana: Decenijama to su sigurno tri stvari. Prvo komunikacija sa terenskim radnicima, a oni čine 70% svetske radne snage. Veliki je izazov doći do njih, informisati ih i učiniti da osećaju pripadnost nečemu što je za njih veoma apstraktno, a to je neki veći sistem ili brend. Drugo, linijski rukovodioci. Oni su glavni izvor informacija za svoje zaposlene, a svi podaci govore da ne komuniciraju efikasno. Svega 10% zaposlenih smatra da njihovi šefovi to rade kvalitetno, efikasno i smisleno. Treće, nepostojanje podrške i razumevanja od strane biznisa koja je zapravo uloga internih komunikacija. Ovo treće se dosta promenilo nakon pandemije. Interni komunikatori su konačno prepoznati kao glavni partner biznisa, a ono što rade kao proces koji zaista pomaže da kompanije dostignu svoje ciljeve.
Isidora: Kako ti vidiš stanje internih komunikacija u Srbiji? Šta kažu brojke?
Tijana: Kod nas je stanje slično onome gde je Zapad bio pre 10tak godina. Po topIC_report istraživanju koje smo radili početkom godine, uloga internih komunikacija u Srbiji je više operativna i servisna, a manje strateška. I topIC to želi da promeni, jer će kompanije poslovati uspešnije i ljudi kao zaposleni će se osećati bolje.
Interni komunikatori uglavnom organizuju događaje, pišu mejlove i ad hoc odgovaraju na potrebe biznisa. Ima zaista svetlih primera gde interne komunikacije učestvuju u kreiranju strategije biznisa i imaju svoju strategiju kako da podrže biznis da dostigne svoje ciljeve. U takvim kompanijama interne komunikacije zaista podižu produktivnost, motivaciju i angažovanost zaposlenih.
Srećom, naše tržište se brzo menja, posebno u delu biznis praksi koje direktno rade sa zaposlenima. Internih komunikatora je sve više i mnogo je veća potreba da se interne komunikacije uvedu kao biznis proces.
Isidora: Šta smatraš da je ključno da se promeni da bi se promenio i položaj i uticaj IK?
Tijana: Sa jedne strane neophodno je da se promeni svest biznis lidera koji donose odluke. Po topIC_report podacima svega 14% zaposlenih razume zašto kompanije donose odluke koje donose, a 40% njih zna kako njihov rad doprinosi rezultatima rada kompanije. Dakle, zaposleni ne razumeju svrhu svog posla, što znači da su praktično na autopilotu. Potrebno je da lideri shvate da je komunikacija sa zaposlenim kontinuiran proces, koji daje ljudima svrhu i čini ih produktivnijim i zadovoljnijim. Druga stvar koja je ključna da se promeni je da se interni komunikatori osnaže i edukuju da mogu da rade svoj posao. 64% internih komunikatora je u poslu tek do 5 godina i nedostaju im osnovne veštine da rade svoj posao.
Isidora: Daj zajednici 5 saveta od čega da počnu.
Tijana: Ako imate interne komunikacije u nastajanju ili u nekom hibridnom obliku ja bih krenula ovim redom:
1. Definišite jasne uloge i odgovornosti internih komunikacija – da biste bili efikasni sebi i biznisu,
2. Napravite matricu mixa kanala i alata komunikacije i definišite koji kanal/alat koristite za koju vrstu informacije – da biste znali tačno kako da komunicirate,
3. Upoznajte svoju ciljnu grupu, ko su, kako im izgleda dan, koje su im radne navike, gde je u svemu tome komunikacija i informisanje, koje informacije su im potrebne – da biste znali šta da komunicirate,
4. Kada kreirate komunikaciju postavite sebi pitanje: šta želim da bude ishod ove komunikacije? – ovo će pomoći u planiranju, plus ako izmerite stanje pre i posle, imaćete izmeren rezultat komunikacije,
5. Ako nemate interne komunikacije kao proces i počinjete od nule, ili vam je potrebna pomoć oko bilo čega gore navedenog, pozovite mene da vam pomognem. 😊
Isidora: Na čemu topIC sada radi, kakvi su vam dalji planovi?
Tijana: Radimo u dva pravca. Kroz direktan rad sa kompanijama kreiramo i implementiramo procese internih komunikacija. Tamo gde postoje interne komunikacije radimo reviziju postojećih procesa i dajemo podršku za unapređenja. Takođe, pomažemo oko kreiranja planova za rad internih komunikacija – kratkoročnih i dugoročnih da zaista pomognu biznis ciljeve kompanija. Radimo sa menadžmentom i ekspertima na njihovoj edukaciji. Sa druge strane imamo i zajednicu topIC_community. Tu okupljamo interne komunikatore, osnažujemo ih, razmenjujemo dobre prakse i iskustva. Zapravo paralelno radimo na prevazilaženju ona dva izazova koja sam spomenula ranije i cilj nam je da se za dve do tri godine zaista oseti veliki napredak na tržištu.
